一般社団法人 東京法人会連合会

　みなさん、こんにちは、何回かにわたってご紹介してきた、令和４年１月以降の電子帳簿保存法についての最終回です。

　一番最初の回に問題提起した、電子取引について、要件を満たさない可能性があるから「紙で請求書を発行するように」というような混乱については、11月12日になって国税庁が新たな補足説明を公表して収束しました。

電子取引に関する電子帳簿保存法

　電子取引に関する電子帳簿保存法というのは、違和感がありますが、電子取引に該当する場合は、そのままの電子データで保存して、一定の条件検索などで簡単に取り出せるようにしておいてくださいという制度です。

　電子取引とは、取引情報について電磁的方式により行う取引とされています。簡単に言えば、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などについてＥＤＩにより入手したデータ、メール添付やダウンロードの方法で行われるものと考えればよいでしょう。

保存方法

　電子取引について、どのように保存するかについては、以下のいずれかの方法による必要があります。

　上記の①については、相手側がタイムスタンプを付与してくれないといけないので、現実的ではありません。②については、タイムスタンプの付与に一定のコストが生じるので、関与先の意向を聞いていると消極的です。③については、そのようなシステムを導入しなければいけませんし、例えばメール添付で届いた取引データについて、そのようなシステムへ移動する過程で訂正削除ができてしまうので、現実的には実現不可能のように思えます。④については、実現が可能なのですが検索について問題が残ります。

検索機能について

　タイムスタンプの利用や事務処理規程などで運用したとしても、検索機能の問題は残ります。下記の検索機能が必要とされています。

　上記の検索要件については、財務会計ソフトや販売管理システムなど規則的に入力されたデータ内では当然に検索できます。ところが、ＰＤＦやダウンロードされた電子データなど、フォーマットが様々なデータの中で、串刺しで検索するのは困難です。例えば、ＰＤＦのデータについてテキストが付与されていても、文字をＯＣＲしてテキスト化したとしても、取引日以外の日付を検索したり、金額以外の数字を拾うなどの問題が生じます。取引日付として入力、取引金額として入力したものの中から検索ではなく、雑多なテキストの中からの検索となってしまうと、ＡＩで補正できたとしても限界が生じます。

　そこで、国税庁が補足情報を出すまでは、電子取引に該当しないようにメール添付ではなく紙で請求書を送付してほしいという依頼が来るなど、混乱状態が起こることになりました。

結局は紙があればなんとかなる

　11月12日に公表された補足説明は、下記となっており電子取引であっても、書面で保存しておけば何ら問題とならないことを示しています。

　結局のところ、改正電子帳簿保存法の趣旨は、電子保存をしやすくする仕組みですから、通常の運用をしている場合に足元をすくわれるような制度ではなく、過度に神経質になる必要はありません。