税務最新情報

2015年12月01日号 (第278)

年末調整の準備(扶養控除等申告書)

 みなさん、こんにちは、あっという間に12月です。一般的に12月はかき入れ時です。体調を壊さないように気をつけ、繁忙期を乗り切りましょう。
今回は、前回からの流れで事業承継の話題の予定だったのですが、年末調整の時期であることと、国税庁よりマイナンバーに関する新しいFAQが公表されたので、予定を変更して、年末調整とマイナンバーに関する話題をご紹介します。

年末調整の準備

 年末調整の際に、最低限、集めなければいけない書類としては、下記の二つとなります。

□ 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

□ 給与所得者の保険料控除申告書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書

 また、中途入社の方からは前職分の源泉徴収票、住宅ローン減税を受ける方からは、給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書を収集する必要があります。
年末調整の詳細については、年末調整の詳細をご覧ください。

平成28年分の扶養控除等申告書

 平成27年分の年末調整で使用するのは、平成27年分の扶養控除等申告書ですが、通常は平成28年分の給与支払いに備えて、この時期に平成28年分の扶養控除等申告書を、従業員に提出してもらうケースが多いと思います。平成28年分の扶養控除等申告書には、マイナンバーの記載欄が新しく設けられています。ところが扶養控除等申告書提出時点で、番号通知カードが手元に届いていないケースが多く、現時点では記入できないというケースも多くあるようです。
 なお、扶養控除等申告書については、税務署長から提出を求められた場合を除き、提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間保存する必要があります。つまり、平成28年分の扶養控除等申告書であれば、平成36年1月10日までの保存義務があります。
 扶養控除等申告書は、マイナンバーが記載された書類であることから、安全管理措置を講じた上で、保存期間が経過した後、廃棄またはマスキングなどが要求されており、その負担が懸念されていました。マイナンバーの記載がなくても扶養控除等申告書は、個人情報が記載された書類であるため安全管理措置を講じるのは当然ですが、保存期間が過ぎた時点での廃棄となると負担となってしまいます。

国税庁FAQ

 平成27年10月28日に更新された国税庁のマイナンバーに関するFAQの源泉所得税に関するFAQ1-9で、下記の内容が公表されています。

給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既に提供を受けている従業員等の個人番号を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養等控除申告書の提出時に従業員等の個人番号の記載をなくして差し支えありません。

原則的な処理としては、平成28年分以降の扶養控除等申告書には、本人と扶養家族のマイナンバーを記載すべきですが、長期にわたり保管する書類の安全管理措置への対応の負担軽減を図るための取扱だとのことです。 マイナンバーを預かり一つのファイルにしておき、必要に応じて確認できるようにしておけば、安全管理措置や廃棄が必要な書類を集約できるので、管理が行いやすくなります。
なお、国税庁のFAQは、国税庁のFAQにあります。

 先に紹介したFAQは10月28日更新のものですが、執筆時点では11月10日更新と、頻繁に更新されています。国税庁のFAQは、事業者の負担に配慮した形の運用がなされており、非常に参考になります。ぜひ、ご一読ください。

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