一般社団法人 東京法人会連合会

　みなさん、こんにちは、暑い日が続いています。夏風邪は、長引くというのは本当ですね。私は、３週間以上夏風邪で体調がよくなかったです。冬の風邪に比べると症状は重くないのですが、室内と室外の温度差のせいか本当によくなりませんでした。
　さて、今日は中小企業のためのマイナンバーということで、中小企業がどのような安全管理措置を講じる必要があるかについて、ご紹介していきます。

マイナンバーのための安全管理措置の基本

　　マイナンバーを扱う事業者の安全管理措置については、特定個人情報保護委員会が公表しているガイドラインで詳細に定められています。
　番号法そのものでは、詳細な安全管理措置についての定めがありません。番号法では、特定個人情報保護委員会が、国民生活にとっての個人番号その他の特定個人情報の有用性に配慮しつつ、その適正な取扱いを確保するために必要な個人番号利用事務等実施者に対する指導及び助言その他の措置を講ずることを任務とすると定めており、ガイドラインが委員会によって公表されています。
　前回、ご紹介したように、安全管理措置には、原則的な取扱いと中小事業者向けの取扱いとで区別を設けています。まずは、基本方針と取扱規程についてです。

　基本方針については、中小事業者に該当してもしなくても、策定することは強制されていません。しかし、従業員などに、特定個人情報をどのように取り扱うべきかについて、明確にすることができるので、作成することが望ましいでしょう。
　取扱規程は中小事業者に該当しない場合は、必ず作成が必要となります。また、中小事業者に該当する場合は、取扱規程の作成義務はありません。ただし、お客さんとお話をしていると、何も作成しないと、余計にわからなくなるので、サンプルがあれば参考にして、取扱規程を作成したいというお話もよく聞きます。

組織的安全管理措置

　特定個人情報保護委員会が公表しているガイドラインによれば、組織的安全管理措置について、本則の取扱いと中小事業者の取扱いを比較すると下記のとおりです。

  組織的安全管理措置については、全ての項目で、中小事業者に簡素な取扱が認められており、責任者を決めること、取扱状況を記録しておくこと、何かあった場合に責任者に報告される仕組みを作っておくこと、定期的な点検と、それほど難しい内容ではありません。一般企業が、マイナンバーを取り扱うのは、当面は、年末調整関係、社会保険関係、労働保険関係の書類の作成に限定されますので、それらの業務に関係する人が事務取扱担当者、それらの担当者の統括者が責任者と思っておけばよいでしょう。事務員１人というようなケースなら、事務員が事務取扱担当者、社長が責任者という形になります。
　中小事業者に該当しない場合は、マイナンバーの取扱について、利用実績を記録して、さらに取扱状況を確認する手段が必要となるので、コンピュータシステムに頼ることになると思われます。
　なお、ボリュームの関係で、次回に続きます。