税務最新情報

2021年11月22日号 (第415)

スキャナ保存関係での注意点

 みなさん、こんにちは、今年もあと僅か、新電子帳簿保存法の施行まで、一ヶ月と少しです。今回は、スキャナ保存関係の注意点についてご紹介します。

スキャナ保存後の原始資料

 令和4年1月1日以後に行う国税関係書類について、スキャナで読み取り、正しくスキャンされていることを確認した後であれば、即時廃棄してもよいようです。物理的な紙の保存が不要になる点はよいのですが、正しくスキャンできているか確認できているか否か、また廃棄のルールなども社内で整備したほうが良いでしょう。捨てたり、捨てなかったりの状態は実務上かえって面倒のもとになります。

スマホでの撮影

 最近は、スマホで撮影したデータで実務を進めるケースがあります。スマホでの撮影でもスキャナ保存に合致します。以前は、原稿台と一体になったスキャナという制限があったので、違和感があるかもしれませんが、問題ありません。

 また、解像度やカラーについても、通常の撮影を行えば問題は生じないでしょう。

 重要書類については、書類の大きさの情報が必要ですから、定規などと同時に撮影するなどの工夫は必要となります。

タイムスタンプについて

 電子データにタイムスタンプを付与するには、通常はコストがその都度発生するため、電子帳簿保存法を利用するための問題点とされていました。

 基本的にはタイムスタンプが必要なのですが、今回の改正では、スキャンデータの修正や削除履歴が残るシステムを利用している場合には、タイムスタンプは不要となります。

 現実的には、クラウドサービスなどでスキャンした際に、タイムスタンプ付与と同等の効果を持つサービスを利用することになります。いくつかのメーカーで、そのようなサービスを行っているようです。

入力(スキャンするまで)期間の制限

 いつまでにスキャンすればよいかと言う点については、速やかにとなっていますが、国税庁のQ&Aでは、受領から最長で2ヶ月と7日としています。

 実務的には、2ヶ月と7日と考えるのではなく、業務サイクル+7日なので、会社のルールに合わせた締切日となります。

 万が一、入力期間が過ぎてしまった場合は、スキャンするとともに、紙の資料の状態で保存する必要が生じます。この辺りについても、とりあえずスキャンすればいいというような対応ではなく、期限経過後の入力となった場合の対応を準備しておく必要があります。

検索機能

 本来は、スキャナ保存の後、内容についてOCR機能を利用してテキスト化することが想定されています。

 スキャナ保存で要求されているのは、①取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること、②日付又は金額に係る記録項目についてはその範囲を指定して条件を設定することができること、③二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること、となっています。

 テキスト化できない場合は、日付、取引金額、取引先などで検索できるように、テキストを付与するなどの対応が必要になります。

 タイムスタンプが必須ではなくなったものの、現実的には、それに代替するクラウドサービスの利用が必要となりそうです。無料で利用できるサービスも存在するようです。ただ、いつまで無料のサービスが提供され続けるかは不明ですし、個人的にはスキャナ保存の利用については、少し様子をみたいと感じます。

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